Systèmes
d'Information - Plan
Public concerné : Master 1 IOD - Entreprise - Université Montpellier III
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Chapitre 2. Les systèmes d’information Chapitre 3. Les différentes applications des systèmes d’information Chapitre 4. L’utilisation de l’Internet par l’entreprise
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Introduction Importance de l’Information
dans nos sociétés. Ouvrage de Jeremy
Rifkin (l’âge
de l’accès, la découverte, 2000) et importance
du capital intellectuel. Jean-Yves
Prax et la transformation des sociétés vers les compétences
intellectuelles. Rapport
d’Elie Cohen et de Philippe Aghion sur l’enseignement supérieur
et distinction entre pays imitateurs et pays créateurs. La bonne gestion de l’information sera source de gains multiples pour l’entreprise. Les systèmes d'information entraînent une modification forte du management des entreprises. Objectifs du cours
de système d’information : [Haut] 1. Définition de l’information Etymologie.
Notion de profit
informationnel = (gain de l’information) - (coût de l’information). 2. La diversité des informations
Plusieurs raisons
majeures nous permettent de comprendre ce besoin : L’acte de gérer suppose de détenir des informations car gérer c’est décider et on décide en fonction de représentations issues de décisions. - Les informations
sont donc diverses et hétérogènes. On peut les
classifier selon leur nature, objet, forme, support, caractère
collectif,… Les entreprises vont de plus en plus dématérialiser
les données de leur support physique (exemple
de Schneider en ce qui concerne la dématérialisation de
ses factures internes). 2.2. La classification de Lesca et Lesca (1995) En fonction de deux
paramètres : 2.2.1. Le type d’information - L’information
de fonctionnement 2.2.2. Le flux d’information - Les flux internes
à l’entreprise. 2.2.3. Synthèse Type d’information 3. La dynamique de l'information 3.1. Le traitement de l’information - La collecte des
données. 3.2. Le processus de communication Le processus par lequel une information passe d'un émetteur à un récepteur se nomme communication. Communication : « échange et circulation d’informations dans un réseau reliant des émetteurs et des récepteurs ». Modèle
de Shannon
et Weaver pour Bell. - Problèmes
techniques L’information se désagrège tout au long du processus de communication : loi de l’entropie dans la circulation de l’information. [Haut] 1. Eléments de compréhension des systèmes d’information 1.1. Définition Définition d'un système d'information (Reix) : "Un système d'information est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures permettant d'acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations (sous forme de données, textes, images, sons, etc…) dans des organisations". Ces ressources sont interreliées. Un logiciel n’est
pas un système d’information. C’est un composant. Existence de différents
types de systèmes d’information. Il va exister des SI intégrés
et des SI non intégrés. 1.2. Différence entre système d’information et système informatique : la place de l’organisation Un système d'information peut être manuel ou même informel. Il ne faudra pas confondre « système d'information » et « système informatique ». Pour Laudon et Laudon il existe une perspective technique et une perspective comportementale. Problème de la mise en place d’un SI perfectionné qui ne correspond pas aux attentes des utilisateurs. 2. L'intérêt des systèmes d'information pour la gestion de l'entreprise Le ministère
de l'économie, des finances et de l'industrie retient plusieurs
vagues d'apparition des technologies de l'information et de la communication
(SESSI, 2001 : 5) : 2.1. Implications des systèmes d’information Elargissement de son champ d’application en largeur, en longueur et en profondeur. Découpage de l’entreprise en trois catégories encastrées : Département - Fonction - Tâches
Deux dynamiques majeures concernant les systèmes d'information : - Une généralisation
du traitement en temps réel Les SI vont aider à la prise de décision de l'organisation (avant, pendant, après) En fonction de la
situation dans l'organisation, les caractéristiques des SI seront
différentes : Aussi, les SI auront un impact sur la décision pour plusieurs raisons (Reix) : un plus grand nombre de participants va intervenir dans la prise de décision, l’intelligence de l’organisation s’accroît. 2.2. La modification de l’entreprise sous l’impact des SI De
façon générale, on va pouvoir constater que les SI
vont avoir des effets marquants sur l’organisation :
- Réduction des coûts - Création de valeur ajoutée -
Modification de l’organisation des processus : (reengineering),
formalisation et standardisation de l’entreprise.
-
Modification des outils de travail
- Modification des procédures - Modification du métier des utilisateurs -
L'aplatissement des entreprises
- La modification du degré de centralisation de la décision - La dissociation du siège et du lieu de travail - La flexibilité de l'entreprise est plus forte - La finesse des analyses aide les gestionnaires - Nouvelle définition des frontières organisationnelles L'entreprise classique
+ SI = entreprise virtuelle (Lefebvre et Lefebvre, 1999), entreprise
numérique (Isaac, 2000), organisation informationnelle (Milliot,
1999) ou encore entreprise étendue, dématérialisée,
de cyber-entreprise (Champeaux et Bret, 2000). Milliot (1999) et
modification de l'organisation selon : 2.3. L’ère du e-management - Les SI vont toucher
toutes les activités de l’entreprise ; Selon Isaac (2003 in Kalika et al.), « Les technologies de l’information entraînent (…) une gestion nouvelle de l’information. Dans la mesure ou le management repose en grande partie sur la gestion de l’information, il semble inéluctable que les pratiques managériales soient appelées à évoluer et donnent naissance à un management électronique, appelé e-management ». Effets du e-management
:
Toutes les entreprises sont-elles confrontées de façon identique à l’utilisation des systèmes d’informations ? 3.1. La taille de l’entreprise Plus la taille de l’entreprise est importante, plus l’utilisation des SI est fréquente. - Le coût
des SI Théorie PME. 3.2. Le caractère immatériel de l’activité Plus l’entreprise a une activité immatérielle (par exemple dans les services) plus elle aura recours aux systèmes d’informations. Porter et Millar
(1985) et notion d’intensité informationnelle : 3.3. L’internationalisation de l’entreprise Plus l’internationalisation
est forte, plus le système d’information sera élaboré. Les industries globales sont donc les plus à même de disposer d’un SI développé. Utilisation de la typologie de Bartlett et Ghoshal sur l’internationalisation des entreprises et importance des SI. La dimension de la gestion de la distance spatiale se trouve liée au besoin (coordination) et à l’ampleur de ce besoin (dispersion). [Haut]
Une application (Reix) : « un ensemble de programmes du type logiciels, articulés entre eux, utilisés pour automatiser ou assister des tâches de traitement de l’information dans un domaine particulier ». 1. Typologie générale Laudon et Laudon
2. Les domaines d’application des SI pour l’entreprise Précisisons en ce qui concerne le caractère locatif et libre de l’application. Ces applicatifs sont disponible soit en licence définitive soit sous la forme d'une offre d'application hébergée sous licence locative (ASP : Application Service Provider / Fournisseur d'applications en ligne). Tendance actuelle. Le logiciel libre est un logiciel ouvert et gratuit. Un logiciel libre ou en source ouverte signifie qu'un utilisateur peut en obtenir une copie gratuitement et étudier en toute légalité son code source, le modifier et le redistribuer à d'autres, également gratuitement (Von Hippel, 2001). Le plus connu de ces logiciels libres est le système d’exploitation Linux. Richard
Stallman est le père du logiciel libre. Il a fondé
la Free Software Foudation en 1984, du fait de la « propriétarisation
» croissante des logiciels à cette époque. Une application libre n’est pas sans licence. La plus connue et utilisée est la Licence GPL (Global Public License) : « copyleft ». Linux tient à son caractère gratuit et à son origine. Il est le fruit du travail d'un étudiant finlandais, Linus Torvalds, qui, à partir de 1991, a mis au point un système d'exploitation innovant. Outre son travail direct, il a intégré, modifié et organisé les apports de plusieurs informaticiens disséminés sur la planète (Torvalds et Diamonds, 2001). Eric Raymond (Raymond, 1998) et l'image du bazar, "grouillant de rituels et d'approches différentes (...) à partir duquel un système stable et cohérent ne pourrait apparemment émerger que par une succession de miracles", en opposition à celle de cathédrale, "soigneusement élaborées par des sorciers isolés ou des petits groupes de mages travaillant à l'écart du monde, sans qu'aucune version bêta ne voie le jour avant que son heure ne soit venue", pour qualifier les modes de développement respectifs de Linux et de Windows. [Lire] Il existe de la
bière libre (Vores Øl), du cola libre (openCola), des
planches de surf libres,… Wikipedia
est une encyclopédie libre. Les intérêts du libre : caractère gratuit, ajustement précis aux besoins de l’entreprise du fait de son caractère ouvert. Mais, la mise en place de ces applications peut s’avérer très coûteuse. Cependant, plusieurs critiques existent. Témoignages concernant l'abandon de Linux par des utilisateurs. Utilisable par les entreprises. Modèle qui s'étend à tous les éditeurs. 2.1. La communication standardisée d’informations via le protocole Internet Auparavant, les
entreprises utilisaient l’EDI
(Echange de Données Informatisées (Electronic Data Exchange))
afin de communiquer avec leurs partenaires (grand client et fournisseurs).
2.2. La gestion de la relation client Le CRM
: Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client
(GRC). Cela va permettre à l'entreprise de développer
des relations durables et rentables avec des clients. Organisation de
tous contacts avec l'entreprise et ses clients grâce à
la mise en place de structures et d'outils appropriés. Logique
de relation individualisée avec chacun des clients. C’est
ce que l’on nomme le marketing one to one. L’ensemble de cette collecte va permettre d’alimenter des « entrepôts de données » permettant de détenir une connaissance sur les clients de l’entreprise. Technique du datamining (exploitation de données), arbres de segmentation, le scoring et la régression logistique. Le cas de la FNAC. Il existe de nombreuses solutions. 2.3. Le management de la connaissance Le Knowledge Management est défini (par le CIGREF) comme : "Un ensemble de modes d'organisation et de technologies visant à créer, collecter, organiser, stocker, diffuser, utiliser et transférer la connaissance dans l'entreprise. Connaissance matérialisée par des documents internes et externes, mais aussi sous forme de capital intellectuel et d'expérience détenus par les collaborateurs ou les experts d'un domaine." Exemples (source
: Les Echos 19/03/02) : Le KM tire ses origines de plusieurs perspectives : courant de l’apprentissage organisationnel, Approches Ressource et Compétences, Mouvement pour la qualité, Développement des TIC
Le KM va permettre ainsi de favoriser le transfert des connaissances. Logique de capitalisation des connaissances. Communautés de pratique et communautés virtuelles (Rheingold, 1995). Exemple de principes
KM avec le cas d’un cabinet d’audit. 2.4. Le travail en groupe Certaines tâches doivent être effectuée en collaboration de façon non séquentielle. L’apport va être multiple et ne se limite pas à une seule intervention. Toute la difficulté sera de pouvoir coordonner ces interventions et d’améliorer leur productivité. On va utiliser des outils de travail collaboratifs (Microsoft Exchange, Lotusnote, e-groupware,…). Ces logiciels se nomment groupware (collecticiels). Les anglo-saxons utilisent également les sigles CSCW (Common Supported Cooperative Work) ou GDSS (Group Decision Support System).
Workflow : "Modélisation des procédures de travail permettant une automatisation de la répartition des tâches, de la circulation des données, du contrôle de l'état d'avancement des dossiers, une mise à disposition commune d'information et d'équipement." – Gestion Electronique des Documents (GED). Les outils de travail en groupe permettent d’éliminer les contraintes spatio-temporelles mais peuvent être également utilisés afin d’améliorer le suivi, la traçabilité d’un travail effectué par plusieurs personnes sans pour autant qu’elles soient distantes. 2.5. La gestion globale de l’information : les ERP ERP ou PGI (Enterprise Resources Planning ou Progiciel de Gestion Intégré). [lire] Un ERP peut se définir comme un ensemble de logiciels intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l'entreprise (comptabilité et finances, logistique, paie et ressources humaines, etc.). Tous ces logiciels accèdent à des ressources communes, en particulier des bases de données. Reix va définir les ERP comme « une application informatique paramétrable, modulaire et intégrée, qui vise à fédérer et à optimiser les processus de gestion de l’entreprise en proposant un référentiel unique et en s’appuyant sur des règles de gestion standard ». Problème des logiciels multiples. Développement des ERP dès les années 80 avec pour objectif de créer un système d’information unifié et cohérent pour l’entreprise. Les éditeurs de référence : SAP, Oracle, Baan, PeopleSoft ou JD Edwards. L'adjectif "intégré"
fait, en effet, ressortir l'approche centralisée (urbanisée)
de l'ERP L’objectif principal des entreprises qui adoptent un ERP est de rationaliser ses flux d’informations. Les informations opérationnelles seront ainsi stockées au sein de la base de données et alimenteront l’ensemble des modules, via des procédures automatiques paramétrées par l’utilisateur. Le premier éditeur
de PGI est l'entreprise allemande SAP. Grands comptes : Intentia, Oracle,
People Soft / JD Edwards, SAP, SSA Global / Baan [Haut]
Les années 90 ont été témoin du développement d’Internet. Internet conditionne maintenant le déploiement de nouvelles applications. 1. Historique d’Internet A lire : « Les sorciers du net – Les origines de l’Internet » - Katie Hafner et Matthew Lyon, Calmann-Levy, 1999, 347 p. Internet
date de 1969 et son utilisation s'est longtemps cantonnée au
domaine militaire et scientifique. Advanced Research Projects Agency
(ARPA) - En 1969 fut crée l'ARPAnet,
précurseur de l'internet actuel en tant qu'organisme fondateur.
La première connexion entre deux ordinateurs eut lieu en octobre
1969 entre le Stanford Research Institute (SRI – San Francisco)
et l’UCLA (Los Angeles).
Le commerce électronique va correspondre à l’utilisation d’une interface web dans la présentation et la vente des produits d’une entreprise. On va donc essayer d’établir un contact « personnalisé » à distance. 2.1. Importance du commerce électronique L’utilisation
d’Internet dans la stratégie commerciale de l’entreprise
va entraîner différentes modifications. Ce qui se vend le
plus sur le net : 2.2. Le cheminement de l’internaute consommateur Comment se rend-on
sur un site ? Modélisation
du parcours L’analyse
de l’origine du trafic sur les sites webs montre que l’on
s’achemine petit à petit, avec le temps, vers une répartition
en trois tiers : 2.3. Vers de nouvelles pratiques marketing Différentes pratiques vont se retrouvées amplifiées, utilisés du fait de l’utilisation d’un espace web dans la stratégie commerciale de l’entreprise : Création
de communautés virtuelles 2.4. L’aide aux transactions d’affaires Une dimension majeure du commerce électronique concerne les relations « business to business » (échanges entre professionnels). En effet, les entreprises vont se retrouver en transaction avec d’autres entreprises (fournisseurs, sous-traitants) via des places de marché, véritables plates-formes d’affaires électroniques. En somme, il s’agit d’un extranet collectif. Cette logique de commerce électronique est beaucoup plus importante que le B to C. - Les places de
marché verticales (spécialisée dans un secteur
donné) : cela va concerner les achats de production entre les
acteurs d’une même filière. 3. L’Intranet L’Intranet correspond à un site réservé, en général aux collaborateurs d'une même entreprise. Ce réseau privé, fonctionnant sur le modèle Internet (du fait des protocoles d'échange de données) permet de regrouper des ressources et de les mettre en commun : informations, services, procédures, outils, etc. Le cas d’AIRBUS [Haut]
A
suivre...
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